La transformación digital ha revolucionado la manera en que las empresas y autónomos gestionan sus operaciones financieras, y la factura electrónica se ha convertido en un pilar fundamental dentro de este cambio. En España, la implementación de la factura electrónica ha ido ganando terreno gracias a su eficiencia, seguridad y al respaldo legal que ofrece. A partir de 2025, su uso será obligatorio para la mayoría de los profesionales y empresas, marcando un antes y después en la gestión fiscal y administrativa.
En este artículo, responderemos a todas estas preguntas respecto a este tema, como qué es lo que implica realmente la factura electrónica, cómo se puede beneficiar un negocio de su uso y qué requisitos se deben cumplir para poder adaptarse a esta nueva normativa. Además, encontrarás una guía paso a paso en el proceso de emisión de facturas electrónicas, asegurándote de que tu negocio cumpla con la legislación vigente mientras optimiza sus procesos.
Desde las ventajas clave hasta los distintos tipos de facturas electrónicas, cuáles son los programas más utilizados y los requisitos legales a cumplir, aquí hallarás una guía completa para que domines todo lo relacionado con la facturación digital en este año 2025.
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Ver cómo¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite, envía y almacena en formato electrónico. Según la normativa española, se debe cumplir con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT) y la Unión Europea, garantizando así su autenticidad, integridad y legibilidad.
A diferencia de un PDF escaneado, una factura electrónica debe generarse mediante un software especializado y puede presentarse en formatos estructurados (como XML, UBL o EDIFACT) o no estructurados (como PDF con firma electrónica avanzada).
Ventajas de su uso
La adopción de la factura electrónica no es solo una cuestión de cumplimiento legal, sino también una oportunidad para modernizar y optimizar la gestión empresarial.
Ahorro de costes operativos
La factura electrónica elimina los gastos asociados al papel, la impresión, el envío postal y el almacenamiento físico. Además, reduce el tiempo dedicado a la gestión manual de facturas, permitiendo una asignación más eficiente de recursos.
Mayor eficiencia y automatización
Cuenta con la integración con sistemas ERP y contables, lo que ayuda a evitar errores humanos en la transcripción de datos. Y su procesamiento instantáneo, acelera el ciclo de cobro, mejorando de esta manera la liquidez de la empresa.
Seguridad y protección contra fraudes
La firma electrónica avanzada y el cifrado de datos garantizan la autenticidad e integridad de las facturas. Por otra parte, su mayor trazabilidad permite un seguimiento detallado de cada transacción.
Cumplimiento normativo simplificado
La firma electrónica puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales ante la Agencia Tributaria (AEAT), y reduce el riesgo de sanciones por incumplimiento en la conservación de documentos.
Sostenibilidad y responsabilidad ambiental
El uso de documentos electrónicos contribuye a la reducción del consumo de papel y la huella de carbono, y se alinea a las empresas con políticas de economía verde y digitalización responsable.
Accesibilidad y gestión remota
La factura electrónica permite el acceso a las facturas desde cualquier lugar y dispositivo, lo que facilita el trabajo en entornos híbridos o remotos.
Tipos de facturas electrónica
No todas las facturas electrónicas son iguales. En España, se distinguen principalmente dos formatos, cada uno con sus propias características y usos.
Factura electrónica de formato estructurado
Esta clase de facturas se trata de archivos generados en formatos estandarizados como XML, UBL o EDIFACT, que permiten un procesamiento automatizado. Entre sus ventajas se encuentran la interoperabilidad, pues pueden ser leídas e integradas directamente por sistemas contables sin intervención manual, y su eficiencia, siendo ideales para empresas con alto volumen de facturación.
Ejemplos de uso son Facturae, que es el formato oficial para facturar a la Administración Pública, y las facturas en XML, que son utilizadas en transacciones B2B (entre empresas).
Factura electrónica con formato no estructurado
Esta se define como documentos en formatos como PDF o imágenes, que requieren de validación adicional (firma electrónica o sello de la AEAT). Sus ventajas incluyen la facilidad de su visualización, pues cualquier persona puede abrirlos sin necesidad de contar con software especializado y su flexibilidad, siendo útiles para autónomos o pymes con menor volumen de facturación.
Los requisitos legales son que se debe incluir una firma electrónica reconocida para garantizar su autenticidad y, en algunos casos, se complementan con un Código Seguro de Verificación (CSV) proporcionado por la AEAT.
¿Cómo funciona?
Elementos de una factura
Toda factura electrónica debe incluir el número y serie de factura, la fecha de emisión, los datos del emisor y del receptor (nombre, NIF/CIF, dirección)., la descripción de los productos o servicios, la base imponible, IVA e IRPF (si aplica) y la firma electrónica reconocida o el sello de la AEAT.
Software de facturación más comunes
Elegir la herramienta adecuada es clave para una transición fluida hacia la facturación electrónica. Estas son algunas de las soluciones más populares actualmente:
Holded es ideal para pymes, con integración de facturación, contabilidad y gestión de proyectos. Puede generar facturas electrónicas en varios formatos y cuenta con automatización de recordatorios de pago.
Quipu destaca por su enfoque en autónomos y pequeños negocios. Incluye plantillas personalizables y tiene conexión directa con bancos para conciliación automática.
Facturae se especializa en facturación a la Administración Pública, y pide como requisito contar con Certificado digital obligatorio.
Zoho Invoice es perfecto para empresas con equipos remotos y ofrece envío automático de facturas por email y seguimiento de gastos y tiempo.
Sage 50cloud es recomendado para medianas y grandes empresas. Cuenta con integración con Microsoft 365 y funciones avanzadas de reporting fiscal.
Requisitos técnicos y normativa legal
Para garantizar que las facturas electrónicas sean válidas, se debe cumplir con seguir las normativas aplicables, como el Reglamento UE 2021/515, que establece la obligatoriedad progresiva de la factura electrónica en la UE, la Ley Crea y Crece (España), que exige su uso para autónomos y empresas desde 2025 y las directivas de la AEAT, que especifican los formatos aceptados y plazos de conservación.
Los requisitos técnicos incluyen contar con firma electrónica reconocida para garantizar autenticidad, producirlas en un formato compatible como XML, PDF con firma, Facturae (según el destinatario) y usar sistemas de almacenamiento seguros, con copias en la nube con cifrado o servidores propios protegidos.
Las sanciones por incumplimiento incluyen multas por no emitir facturas electrónicas cuando sea obligatorio y penalizaciones por falta de conservación durante el plazo legal (6 años).
¿Cuáles son los pasos para emitir una factura electrónica?
Selecciona un software de facturación
Debes elegir una herramienta que se adapte a tu volumen de trabajo (por ej.: Holded para pymes, Sage para grandes empresas).
Introduce los datos fiscales
Del emisor se requiere el nombre, NIF/CIF, y dirección, y del receptor, los mismos datos, verificando que el NIF sea correcto.
Añade los conceptos facturados
Debe haber una descripción clara de los productos o servicios. Y se debe especificar la base imponible, el IVA (21%, 10%, 4%) e IRPF si aplica.
Firma electrónicamente
Se debe usar un certificado digital o sello de software autorizado.
Envía la factura al cliente
La factura se envía por email (PDF) o mediante EDI (formato estructurado).
Almacenamiento seguro
Se debe guardar una copia en tu sistema y realiza backups periódicos.
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Ver cómo¿Quién está obligado a emitirla?
Desde 2025, todos los autónomos y empresas están obligados a usar factura electrónica en sus transacciones B2B (entre empresas) y B2G (con la Administración Pública). Las pymes y micropymes tienen plazos adaptados según su tamaño.
¿Cuándo se debe comenzar a facturar electrónicamente?
Para las empresas y autónomos, se requiere desde julio de 2025 (según la Ley Crea y Crece). Para la Administración Pública, ya es obligatorio desde 2015.
Recomendaciones para elaborar una factura electrónica
Usar un software homologado
Es necesario utilizar un software apropiado para así evitar posibles errores.
Verificar los datos del cliente
Siempre se deben comprobar bien los datos específicos del cliente, como el NIF y su dirección fiscal.
Conservar copias seguras
Estas copias se pueden guardar tanto en sistemas de almacenamiento en la nube o en discos duros con acceso cifrado, para así garantizar la confidencialidad de la información.
Actualizarse en normativas
Es necesario mantenerse al tanto de los cambios en requerimientos legales o normativas al respecto de las facturas electrónicas, para así desarrollar su uso de manera correcta y evitar incurrir en faltas que conlleven la aplicación de sanciones legales.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si no uso factura electrónica?
Podrías recibir sanciones de la AEAT por incumplimiento fiscal.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Es obligatoria desde julio de 2025 para la mayoría de empresas.
¿Cuál es el monto mínimo para emitir una factura electrónica en 2025?
No hay un rango mínimo; todas las facturas deben ser electrónicas.
¿Qué validez legal tiene la factura electrónica?
La misma que una factura en papel, siempre y cuando esta cumpla con la normativa legal.
¿La factura electrónica reemplaza totalmente al papel?
Sí, aunque algunos clientes pueden solicitar una copia impresa.
¿Cómo anular una factura electrónica?
Se debe emitir una factura rectificativa con referencia a la original.
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Ver cómoConclusión
La factura electrónica es ya una realidad obligatoria en España en el actual año 2025. Su implementación mejora la eficiencia, reduce los costes y asegura el cumplimiento legal. Si aún no la usas, es momento de migrar a un software de facturación electrónica y adaptarte ya a la nueva era digital.
Si necesitas ayuda para empezar, consulta con un asesor fiscal o prueba herramientas como Holded, Quipu o Facturae para lograr digitalizarte y simplificar tu gestión.
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