Herramientas Digitales: 15 Mejores para Trabajar en Remoto

El trabajo remoto es una modalidad que ha estado creciendo de manera exponencial durante estos últimos años, siendo impulsado por los diversos avances tecnológicos  ahora disponibles y los cambios en las dinámicas laborales de la actualidad. Para poder mantenerse como un trabajador productivo y lograr colaborar de manera eficiente desde cualquier lugar, es fundamental que un trabajador remoto cuente con las herramientas digitales adecuadas.

En este artículo podrás encontrar todo lo que necesitas saber acerca de las herramientas digitales para trabajadores remotos, desde qué son estas herramientas digitales, cuáles son sus principales ventajas hasta cuáles son los diferentes tipos disponibles. Además, también podrás encontrar una lista de las 15 mejores y más usadas herramientas para trabajar a distancia y consejos que te permiten elegir las más adecuadas según lo que necesitas para adaptarse a las necesidades de tu tipo de trabajo en específico.

¿Qué son las herramientas digitales?

Las herramientas digitales engloban diferentes tipos de programas, plataformas digitales o aplicaciones que pueden ayudar a facilitar las tareas laborales, educativas o de comunicación a través del uso de dispositivos electrónicos. Esta clase de soluciones permiten a los trabajadores el automatizar procesos, mejorar la colaboración en equipo y la organización de este y optimizar la productividad, siendo útiles sobre todo en entornos de trabajo remotos.

Estas herramientas digitales pueden abarcar desde diversos softwares de videollamadas hasta sistemas especializados para gestión de proyectos, que están diseñados específicamente para adaptarse a las necesidades profesionales de trabajadores remotos y de empresas.

Ventajas de su uso

El uso de las herramientas digitales dentro del contexto del trabajo remoto puede ofrecer múltiples beneficios que ayudan a transformar la manera en la que operan las empresas y los profesionales. Sus principales ventajas son las siguientes:

Mayor productividad y eficiencia

Las herramientas digitales son útiles para automatizar los procesos de tareas repetitivas, como pueden ser la programación de reuniones, el envío de correos electrónicos masivos o la gestión de proyectos, lo que permite liberar tiempo para dedicar a actividades más estratégicas o que requieren de más atención y empleo de habilidades específicas. Por ejemplo, las plataformas como Zapier o Asana permiten crear flujos de trabajo que estén automatizados, lo que permite reducir los errores humanos y acelerar los procesos básicos y necesarios.

Colaboración en tiempo real sin barreras geográficas

Los equipos de trabajo que se encuentran divididos en distintos países o regiones pueden trabajar de manera simultánea en documentos, diseños o códigos gracias a herramientas digitales como Google Workspace, Figma, Notion o GitHub. Estas herramientas ofrecen la sincronización instantánea en tiempo real del avance de estos documentos, lo que permite eliminar posibles retrasos y ayuda a mejorar la cohesión del equipo y a ahorrar tiempo.

Flexibilidad y movilidad

El acceso a documentos desde cualquier tipo de dispositivo que cuente con una conexión a Internet que proporcionan estas herramientas digitales permiten trabajar desde casa, en espacios de coworking o incluso mientras se viaja. Las soluciones que ofrecen plataformas como Dropbox o Notion pueden garantizar que toda la información se encuentre disponible las 24 horas del día y los 7 días de la semana, sin tener que depender de una computadora en específico.

Reducción de costos operativos

Las empresas pueden ahorrar en costos de infraestructura física, alquiler de oficinas o gastos de transporte gracias al uso de herramientas digitales. Por ejemplo, Slack o Microsoft Teams pueden ser capaces de reemplazar las comunicaciones internas tradicionales, lo que ayuda a disminuir incluso los costos que antes se debían realizar en llamadas y correos físicos.

Seguridad y respaldo de la información

La mayoría de herramientas digitales ofrecen el almacenamiento de la información en la nube con un cifrado avanzado, como Google Drive o OneDrive, lo que permite proteger los datos ante posibles pérdidas o fallos técnicos. Además, muchas herramientas digitales incluyen funciones para el control de accesos y permisos específicos para así garantizar la confidencialidad de la información.

Escalabilidad según las necesidades del negocio

A diferencia de lo que ocurre con el software tradicional, las herramientas digitales pueden permitirnos ajustar los planes según el crecimiento y las necesidades del equipo de trabajo. Por ejemplo, las plataformas como Trello o Monday.com ofrecen versiones gratuitas que son útiles para individuales o pequeñas startups, y opciones de planes empresariales con funciones dirigidas para el uso de grandes equipos.

Mejor experiencia del empleado

El trabajo remoto puede ser bien implementado con el uso de las herramientas digitales adecuadas, lo que permite aumentar la satisfacción laboral, reducir el estrés y mejorar el equilibrio entre la vida personal y el trabajo, todos estos son factores clave para poder retener a talentos trabajando dentro de una empresa.

Características

Interfaz intuitiva y de fácil adopción

Una curva de aprendizaje demasiado pronunciada puede frenar la productividad, Por ello, herramientas como Canva o Trello destacan por su diseño amigable, que permite usarlas sin la necesidad de una capacitación extensa.

Integración con otros sistemas

La capacidad que tienen estas herramientas de conectarse con otras apps, como por ejemplo Zoom con Slack, o Google Drive con Asana, evita que se tenga que trabajar con plataformas aisladas y se centralicen los procesos.

Funcionalidades multiplataforma

Las herramientas digitales pueden funcionar en versiones web, móvil para iOS y Android, y de escritorio para Windows o macOS, garantizando de esta manera un acceso universal. Por ejemplo, Evernote puede sincronizar las notas en todos los dispositivos y sistemas operativos a la vez.

Personalización y adaptabilidad

Se pueden encontrar opciones desde crear tableros personalizables, como en Notion, hasta automatizaciones configurables como Zapier, con herramientas que pueden ajustarse a flujos de trabajo específicos.

Seguridad y cumplimiento normativo

Esto es especialmente crítico para sectores como finanzas o salud, por lo que se pueden encontrar soluciones como Microsoft Teams que incluyen certificaciones de protección de datos.

Soporte técnico y comunidad activa

Se pueden encontrar tutoriales, chatbots de ayuda o foros de usuarios como los de GitHub, en los que se resuelven los problemas de uso de las herramientas digitales rápidamente sin tener que depender únicamente del soporte oficial.

Tipos  

Herramientas de Comunicación

Para mensajería instantánea y comunicaciones rápidas son útiles Slacks o Microsoft Teams. Para videoconferencias y reuniones virtuales con pantalla compartida se pueden usar Zoom o Google Meet, y para herramientas de correo electrónico avanzado con una gestión eficiente de bandejas de entrada existen Superhuman y Spark.

Herramientas de Gestión de Proyectos

En Trello o Jira se pueden crear tableros Kanban para la visualización de tareas, en Asana y ClickUp se pueden crear tablas Gantt y cronogramas para una planificación detallada y en Monday.com o Basecamp se puede realizar una gestión ágil para equipos de desarrollo.

Herramientas de Almacenamiento y Compartición en la Nube

Google Drive, Dropbox y OneDrive ofrecen un almacenamiento seguro. WeTransfer y SendAnywhere permiten compartir archivos grandes y Notion y Confluence son útiles para la edición colaborativa.

Herramientas de Diseño

Para diseño gráfico, las aplicaciones más usadas son Canva y Adobe Express, para el prototipado UI/UX son muy útiles Figma y Sketch y para la edición de video e imagen se pueden usar CapCut y Photoshop Online.

Herramientas de Automatización y Productividad

Zapier y Make permiten la automatización de flujos, Toggl Track y RescueTime ayudan con la gestión del tiempo.

Herramientas Educativas y de Formación Online

En Courser y Udemy se pueden hallar cursos virtuales, en Weber y Livestorm hay webinars y talleres y para LMS (Learning Management Systems) se pueden usar Moodle y Teachable.

¿Cuáles son las mejores herramientas para trabajar a distancia?

1. Slack

Plataforma de mensajería instantánea para equipos, con integración de apps y canales organizados.

2. Zoom

Es la aplicación líder en videoconferencias, ideal para reuniones virtuales y webinars.

3. Trello

Gestor de proyectos basado en tableros Kanban, perfecto para organizar tareas visualmente.

4. Asana

Herramienta de gestión de proyectos con seguimiento de tareas y plazos.

5. Google Drive

Almacenamiento en la nube con opciones de colaboración en documentos, hojas de cálculo y presentaciones.

6. Microsoft Teams

Solución de comunicación empresarial que combina chat, videollamadas y almacenamiento.

7. Notion

Espacio de trabajo para notas, bases de datos y gestión de proyectos.

8. Dropbox

Servicio de almacenamiento y compartición de archivos con sincronización en la nube.

9. Canva

Plataforma más usada de sueño gráfico con plantillas para crear contenido visual.

10. Zapier

Herramienta de automatización que conecta aplicaciones para optimizar el trabajo.

11. GitHub

Plataforma para desarrolladores, permite colaboración en código y control de versiones.

12. Evernote

App para tomar notas, organizar ideas y gestionar proyectos personales.

13. Monday.com

Gestión de trabajo en equipo con seguimiento de proyectos y tareas.

14. Loom

Herramienta para grabar y compartir videos explicativos de forma rápida.

15. Coursera y Udemy

Plataformas de formación online con cursos en diversas áreas.

Consejos para elegir la herramienta digital adecuada para ti

Identificar necesidades

Se debe saber qué se busca en una herramienta, por ejemplo, mejor comunicación, gestión u opciones de almacenamiento.

Probar versiones gratuitas

Antes de comprometerse con una herramienta, se debe probar lo que ofrece y luego pensar en acceder a planes premium.

Verificar la compatibilidad

Se debe revisar que la herramienta pueda funcionar en todos los dispositivos y sistemas operativos que se usan.

Curva de aprendizaje

Se debe tener en cuenta el tiempo y esfuerzo dedicado a aprender el uso de una herramienta, y elegir herramientas intuitivas que los reduzcan.

Revisar opiniones de usuarios

Revisar el feedback real de otros en situaciones similares ayuda a decidir la mejor opción.

Conclusión 

Las herramientas digitales son indispensables para el trabajo remoto, ayudando a mejorar la eficiencia, la comunicación y la organización, con funciones clave en equipos distribuidos. 

Una vez que selecciones la herramienta adecuada para tus necesidades, el trabajo a distancia puede volverse tan productivo como en una oficina tradicional. Si ya estás listo para optimizar tu rutina laboral, no dudes en comenzar a explorar estas herramientas hoy mismo.